W typowych sytuacjach ten sam podmiot jest stroną umów cywilnoprawnych zawieranych z zewnętrznymi kontrahentami jak również stroną umów o pracę zawieranych z pracownikami. Nie zawsze jednak musi tak być. Istnieje bowiem możliwość utworzenia złożonej struktury zatrudnienia, w ramach której w obrębie jednego podmiotu (w rozumieniu prawa cywilnego – np. w jednej spółce) – będzie funkcjonowała większa liczba pracodawców, tzw. pracodawców wewnętrznych. W poniższym artykule przedstawimy podstawowe informacje o tym, na czym polega to zjawisko i jakie może mieć praktyczne znaczenie.
Zgodnie z przepisami prawa pracy, pracodawcą jest jednostka organizacyjna – choćby nie posiadała osobowości prawnej, a także osoba fizyczna, jeżeli zatrudniają one pracowników. W tym zakresie pojęcia pracodawcy będącego jednostką organizacyjną mieszczą się jednak nie tylko osoby prawne (np. spółka z o.o.) oraz inne podmioty posiadające zdolność prawną na gruncie prawa cywilnego (np. spółka jawna lub spółka komandytowa), lecz także wyodrębnione części osób prawnych lub innych podmiotów.
Oznacza to, że stroną umowy o pracę może być jednostka, która samodzielnie nie byłaby uprawniona do zawarcia żadnej umowy cywilnoprawnej – w tym nawet dokonania zakupu drobnych artykułów biurowych. To jeden z najbardziej wyrazistych przejawów autonomii prawa pracy względem zasad prawa cywilnego.
Pracodawcą wewnętrznym może być w szczególności wyodrębniona część spółki prawa handlowego działającej w branży produkcyjnej. Zdarza się bowiem, że jedna spółka prowadzi swoją działalność w ramach kilku lokalizacji. Mogą to być oddziały terenowe spółki zarejestrowane w rejestrze przedsiębiorców KRS. Mogą to być również odrębne zakłady produkcyjne lub terenowe – nawet jeśli nie stanowią oddziałów widocznych w rejestrze przedsiębiorców.
Nie oznacza to jednak, że pracodawcą wewnętrznym może stać się dowolna jednostka organizacyjna danego przedsiębiorcy. Pracodawca wewnętrzny powinien bowiem odznaczać się istotną odrębnością. W grę wchodzi przede wszystkim odrębność w postaci zdolności do zatrudnienia we własnym imieniu. Taka kompetencja powinna wynikać z postanowień czy przepisów określających ustrój danej osoby prawnej, w obrębie której mają działać pracodawcy wewnętrzni. Znaczenie może mieć także posiadanie przez jednostkę organizacyjną własnego kierownictwa oraz inne aspekty, na które zwracano uwagę w orzecznictwie sądów pracy oraz w literaturze zajmującej się tą problematyką.
W rzeczywistości kwalifikacja danej jednostki organizacyjnej jako odrębnego pracodawcy wewnętrznego może budzić wątpliwości i rozbieżne oceny. Wobec braku ścisłej definicji pracodawcy wewnętrznego w przepisach prawa pracy, pojawianie się wątpliwości w tym zakresie wydaje się nieuniknione.
Jakie to ma znaczenie w praktyce?
Pracodawcy wewnętrzni wydają się być skomplikowaną konstrukcją prawną, która nie ma większego znaczenia w praktyce. Takie wrażenie jest jednak mylne.
Po pierwsze, istnienie pracodawców wewnętrznych może leżeć w interesie rozbudowanego przedsiębiorstwa. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, gdy składa się ono z kilku odrębnych jednostek, które różnią się na tyle istotnie, że zasadne jest wprowadzenie odrębnych, wewnętrznych regulacji. Te różnice mogą dotyczyć kwestii organizacyjnych, jak i kwestii związanych z wynagradzaniem pracowników. Mogą one dotyczyć zarówno jednostek organizacyjnych, które w przeszłości stanowiły odrębne podmioty (np. osobne spółki), jak i jednostek tworzonych od nowa, które z różnych względów mają się różnić od pozostałych. W ten sposób możliwe jest zachowanie różnic w warunkach zatrudnienia pracowników jednej spółki. Z tego względu tworzenie struktury organizacyjnej składającej się z większej liczby pracodawców wewnętrznych może ułatwiać prowadzenie przedsiębiorstwa.
Należy jednak pamiętać, że decydując się na funkcjonowanie w strukturze pracodawców wewnętrznych, trzeba liczyć się z obowiązkami i pewnymi komplikacjami z punktu widzenia zarządzania przedsiębiorstwem. W szczególności wymaga to odpowiedniego odzwierciedlenia we wszelkiej dokumentacji dotyczącej zatrudnienia pracowników, a w szczególności w treści zawieranych z nimi umów, aneksów, porozumień, w wystawianych świadectwach pracy, a także w treści kierowanej do pracowników komunikacji związanej z zatrudnieniem.
Praktyczne znaczenie ma również wyzwanie związanie z zarządzaniem różnorodnym środowiskiem pracy. Chodzi o tworzenie i stosowanie odmiennych zasad (np. regulaminu pracy, regulaminu wynagradzania itp.) w ramach jednej spółki prawa handlowego. Oznacza to także zachowanie odrębności struktur związkowych. Taka sytuacja może rodzić trudności w określeniu zasad funkcjonowania pracowników wykonujących jednocześnie czynności dla kilku pracodawców wewnętrznych.
Należy wreszcie zwrócić uwagę na dość istotny aspekt związany z sporami sądowymi. Istnienie pracodawców wewnętrznych wymaga prawidłowego określania stron ewentualnego postępowania sądowego. Błędy i pomyłki w tym zakresie mogą być bardzo dotkliwe – ich skutkiem może okazać się przegrana w sporze ze względu na brak legitymacji procesowej wskazanego podmiotu.
Potrzebujesz wsparcia? Zachęcamy do kontaktu!
Powyższy artykuł przedstawia podstawowe informacje dotyczące zjawiska pracodawców wewnętrznych. Jeśli masz wątpliwości związane z ich funkcjonowaniem w Twojej strukturze albo dopiero planujesz ich utworzenie – zapraszamy do kontaktu. Mamy doświadczenie w rozwiązywaniu różnych problemów związanych z działaniem rozbudowanych struktur zatrudnienia.
Maciej Pęcherz
E-mail: m.pecherz@artelegal.pl
Tel: + 48 725 775 111
Partner, adwokat specjalizujący się zarówno w doradztwie prawnym jak i w procesie z zakresu prawa pracy, prawa cywilnego (w tym gospodarczego) i prawa karnego gospodarczego. Od kilkunastu lat świadczy usługi prawne na rzecz przedsiębiorców, w tym na rzecz średnich i dużych przedsiębiorców, koncentrując się na ich potrzebach i interesach.
