Od rozmowy do podpisu – nasze 4 kroki do bezpiecznej umowy 

Jeden z moich klientów powiedział kiedyś: „Umowy nie zawiera się na czas pokoju, a na czas wojny„. Trochę katastroficzne stwierdzenie, ale oddaje sedno tego, o czym powinniśmy pamiętać. Tym bardziej, że „podpisując umowę” wychodzimy z założenia, że będzie ona chroniła nasze interesy, albo przynajmniej zminimalizuje ryzyka związane z transakcją, w ramach której jest ona negocjowana, a następnie podpisywana. 

Jeżeli chcemy, aby umowa stanowiła kluczowy element strategii biznesowej – pozwalający na skuteczne zarządzanie ryzykiem i chroniący firmę przed stratami oraz sporami sądowymi to przygotowywanie jej projektu nie może się opierać na przysłowiowym „copy & paste”. Opracowanie projektu umowy pod konkretną transakcję lub kategorię transakcji to proces, który powinno zostać poprzedzone diagnozą sytuacji prawnej i faktycznej klienta, a także analizą okoliczności transakcji, w której umowa ma być wynegocjowana i podpisana. 

Ten sam mechanizm powinien poprzedzać wprowadzenie dokumentacji umownej i jej wdrożenie do bieżącej działalność przedsiębiorstwa – o ile nie chcemy mieć kolejnego „regulaminu” wiszącego na stronie lub przesyłanego emailem. 

Krok pierwszy – rozmowa z klientem o jego sytuacji …

Zastanów się: ile razy zdarzyło Ci się poprosić znajomego prawnika o podesłanie „gotowego” wzoru umowy? Co do zasady, samo dążenie do uproszczenia procesu zawierania umów poprzez korzystanie z dokumentacji opartej na wzorach jest słuszne. Ale… zawsze jest jakieś „ale”.

Nie każda umowa – czy to sprzedaży, dostawy, czy najmu – jest taka sama, szczególnie gdy różnią się same transakcje. Pół biedy, jeśli wzory umów „krążą” pomiędzy działami w ramach jednego przedsiębiorstwa. Gorzej, gdy słynna metoda copy & paste stosowana jest pomiędzy różnymi firmami, wówczas ryzyko niedopasowania zapisów rośnie wielokrotnie. 

Dlatego najważniejsza jest rozmowa o celach transakcji, potrzebach i faktyczno-prawnej sytuacji klienta. Dlaczego? 

Po pierwsze, odpowiedz sobie na pytanie: czy każda transakcja w Twoim przedsiębiorstwie jest taka sama? Jeśli chcesz skopiować umowę dostawy, sprzedaży, dzieła czy najmu, to czy rzeczywiście za każdym razem identyczne będą:

1. cel zawarcia takiej umowy
2. zasady ustalania ceny, wynagrodzenia albo czynszu,
3. terminy realizacji albo wykonania umowy bądź okres, na jaki umowa zostać zawarta,
4. ryzyko wystąpienia opóźnień w realizacji umowy czy też ryzyko jej niewykonania umowy
5. ryzyko wystąpienia wad, konieczność ponoszenia odpowiedzialności gwarancyjna lub z tytułu rękojmi
6. a nawet Twoja rola w transakcji – jako dostawcy czy odbiorcy, kupującego czy sprzedającego, wykonawcy czy zamawiającego, najemcy czy wynajmującego?

Zapewniam Cię: co do zasady nie. Każda transakcja ma swoją specyfikę i ryzyka. I te wszystkie elementy powinny się znaleźć (lub powinny zostać celowo przemilczane) w umowie. 

Jakie jest ryzyko nieuwzględnienia odmienności transakcji?

Wyobraźmy sobie sytuację, w której członkowie Twojego zespołu „wymieniają się” projektem umowy w ramach której, w jednej transakcji Twoja firma zamawiała coś od Twojego kontrahenta i występuje jako odbiorca towarów, a w innej – ma obowiązek dostarczyć towar i pełni rolę dostawcy. 

W obu przypadkach mamy do czynienia z umową dostawy, ale rola Twojej firmy może być zupełnie inna. Inaczej patrzysz na kontrakt jako odbiorca, a inaczej jako dostawca – ponieważ chronisz inne interesy. Dlaczego?

1. Terminowość i płatność – jako odbiorca będziesz przede wszystkim oczekiwał terminowej realizacji dostaw. Z kolei jako dostawca Twoim priorytetem będzie terminowa zapłata ceny. Jeśli jednak, będąc dostawcą, posłużysz się umową przygotowaną wcześniej dla roli odbiorcy, możesz nieświadomie narzucić sobie niekorzystne kary umowne.
2. Stabilność ceny – odbiorca dąży do tego, by cena była stała i niezmienna. Dostawca, szczególnie przy dłuższych kontraktach, będzie chciał wprowadzić mechanizmy dostosowania ceny do warunków rynkowych – np. zmieniających się kosztów surowców, wysokości ceł czy innych czynników wpływających na cenę.
3. Ryzyko wad – odbiorca będzie zainteresowany jak najszerszym zakresem uprawnień w razie wad towarów. Dostawca przeciwnie – będzie starał się je ograniczyć. Co więcej, ryzyko wystąpienia wad nie jest takie samo dla każdego produktu, więc czasem warto się zastanowić, czy w ogóle opłaca się (a jeżeli tak, to w jakim celu) prowadzić negocjacje o szczegółowe zapisy w tym zakresie.
4. Udział podmiotu zagranicznego w transakcji – inaczej będzie wyglądała umowa zawierana z podmiotem polskim, a inaczej, gdy drugą stroną umowy jest podmiot zagraniczny. Prawo właściwe do umowy, jurysdykcja krajowa sądów, to elementy, których nieuwzględnienie (np. poprzez dokonanie wyboru prawa lub jurysdykcji, lub ich przemilczenie z taktycznego punktu widzenia) na etapie negocjowania umowy, może słono kosztować na etapie realizacji.

Krok drugi – rozmowa z klientem o jego potrzebach…

Niby oczywiste, ale nie do końca. Niejednokrotnie podczas rozmowy z klientem, jeszcze przed rozpoczęciem prac nad projektem umowy – okazuje się, że charakter lub typ planowanej transakcji różni się od tego, co klient pierwotnie zakładał. Dotyczy to zwłaszcza przedsięwzięć rozłożonych w czasie – np. dostaw towarów według kilku- lub nawet wieloletniego harmonogramu bądź transakcji wymagających wcześniejszej analizy prawnej przedmiotu sprzedaży/dostawy, czy też przewidujących zewnętrzne finansowanie transakcji.

W praktyce okazuje się, że rozmowy z klientem często prowadzą do wniosku, iż bezpieczniejszym i korzystniejszym rozwiązaniem jest np.:

• zawarcie umowy ramowej, w której będą składane zamówienia zgodnie z szacowanym harmonogramem, a nie umowy dostawy – aby zabezpieczyć się przed fluktuacją czynników cenotwórczych np. przed wahaniami cen surowców, czy wzrostem ceł,
• zawarcie umowy przedwstępnej zamiast od razu „ostatecznej”, i to nie tylko w obrocie nieruchomościami,
• zawarcie umowy najmu zamiast klasycznej umowy dostawy lub sprzedaży – bo w wielu sytuacjach najem (np. w modelach typu tooling czy build-to-suit) może być atrakcyjniejszym rozwiązaniem zarówno dla producenta, jak i nabywcy, szczególnie przy chęci zwiększania sprzedaży lub optymalizacji inwestycji.

To tylko trzy przykłady. W rzeczywistości okoliczności mających wpływ na dobór modelu i typu umowy jest znacznie więcej.

Krok trzeci – pozycja negocjacyjna klienta

To element, który niestety często bywa pomijany przez prawników przy opracowywaniu projektów umów. Tymczasem uważam, że rozmowa o pozycji negocjacyjnej klienta jest absolutnie niezbędnym etapem przygotowań.

Pamiętajmy – „papier przyjmie wszystko”. Pytanie tylko, czy nasz potencjalny kontrahent również? Ile razy zdarzało się, że umowa „przekopiowana” z innego wzoru lub przygotowana bez uwzględnienia pozycji negocjacyjne już po pierwszej rundzie negocjacji została w połowie wykreślona? Ile razy wprowadzenie kar umownych nie miało sensu, bo druga strona reagowała alergicznie na samą wzmiankę o „karaniu”? A ile razy rozważałeś, że właśnie kara umowna może posłużyć nie do karania drugiej strony, lecz do ograniczenia własnej odpowiedzialności odszkodowawczej – co w wielu sytuacjach jest możliwe?

Właśnie dlatego tak istotne jest ustalenie z klientem, na co realnie można sobie pozwolić w negocjacjach. Taka informacja wskazuje nam nie tylko, jak trudne będą rozmowy, ale przede wszystkim jakie kwestie powinniśmy w ogóle ująć w projekcie umowy, aby negocjacje kwestii prawnych skrócić do minimum.

Nie chodzi przy tym o bezrefleksyjne pomijanie zapisów, które mogą stać się „dealbreakerem”. Chodzi o świadome zarządzanie treścią dokumentu – tak, aby nie skupiać uwagi kontrahenta na elementach, które niepotrzebnie zaostrzą spór albo wywołają zbędną dyskusję. 

W praktyce może to prowadzić do sytuacji, w której świadomie przygotowujemy prostą, jedno- czy dwustronicową umowę, opierając się na zasadzie, iż w sprawach nieuregulowanych w niniejszej umowie stosuje się przepisy kodeksu cywilnego. To wystarczy, bo znając przepisy i wiedząc, co dla klienta najważniejsze, potrafimy świadomie zbudować dokument bez zbędnych, konfliktogennych zapisów.

Krok czwarty – przygotowanie projektu umowy

Dopiero przejście przez wcześniejsze etapy pozwala na opracowanie umowy, która jest zindywidualizowana i rzeczywiście dostosowana do potrzeb klienta oraz specyfiki transakcji, jaką ma zabezpieczać.

Ten sam mechanizm powinien być stosowany przy tworzeniu dokumentacji umownej wraz z formularzami umów. W takim przypadku konieczne jest jednak uwzględnienie również organizacji pracy działu sprzedaży czy działu administracyjnego, które obsługują proces zawierania umów w przedsiębiorstwie. Dzięki temu możliwe jest częściowe zautomatyzowanie procesu – przy jednoczesnym zachowaniu indywidualnych potrzeb, celów biznesowych i pozycji klienta na rynku.

---