Zatory płatnicze pod kontrolą – praktyczny przewodnik przedsiębiorcy od pierwszej weryfikacji kontrahenta po skuteczną windykację

Problem zatorów płatniczych od wielu lat stanowi poważne wyzwanie dla polskiej gospodarki. Nieterminowe regulowanie należności przez kontrahentów jest realnym zagrożeniem dla płynności finansowej przedsiębiorców, stabilności rynku oraz tempa rozwoju całego sektora gospodarczego. Skala tego zjawiska jest na tyle duża, że wymaga nie tylko przemyślanych, ale również zdecydowanych rozwiązań prawnych. W odpowiedzi na te potrzeby ustawodawca wprowadza szereg instrumentów prawnych, które mają chronić przedsiębiorców przed negatywnymi skutkami zatorów płatniczych i ograniczać ich powstawanie.

Warto jednak zastanowić się, czy działania podejmowane już po wystąpieniu problemu są wystarczające. Czy możliwe jest skuteczne zapobieganie zatorom i ich konsekwencjom, zanim te w ogóle się pojawią? O tym w poniższym artykule.

Czym są zatory płatnicze i dlaczego jest to problem systemowy?

O zatorach płatniczych można mówić wtedy, gdy przedsiębiorcy nie dokonują zapłaty lub dokonują nieterminowej zapłaty na rzecz swoich partnerów handlowych – dostawców produktów lub usług. Nieterminowe płatności mogą z kolei prowadzić do poważnych zaburzeń płynności finansowej przedsiębiorców biorących udział w łańcuchu dostaw. Oznacza to, że zatory płatnicze można zdefiniować jako nieterminowe wywiązywanie się z odroczonych płatności.

Problem zatorów płatniczych od wielu lat jest w Polsce na tyle poważny, że wymaga przemyślanych, ale i zdecydowanych rozwiązań. Jak wynika z opublikowanych przez Prezesa Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów danych statystycznych, w całym 2024 roku wszczęto 31 postępowań antyzatorowych i wystąpiono do 79 podmiotów z wezwaniem do zmiany praktyk płatniczych (źródło: https://uokik.gov.pl/zatory-platnicze-rok-pelen-wyzwan).

Kto jest najbardziej dotknięty problemem zatorów płatniczych?

Najbardziej dotknięte problemami zatorów płatniczych są małe i średnie przedsiębiorstwa. To właśnie one mają zazwyczaj ograniczone zasoby finansowe i mniejsze możliwości pozyskiwania zewnętrznego finansowania, dlatego są szczególnie wrażliwe na opóźnienia w płatnościach ze strony kontrahentów.

Poza sektorem małych i średnich przedsiębiorstw problem ten dotyka również przedsiębiorstw działających w branżach o długich cyklach rozliczeniowych, takich jak budownictwo, transport, produkcja.

Regulacje ustawowe mające na celu zapobieganie powstawaniu zatorów płatniczych

Kluczowymi rozwiązaniami wprowadzonymi dla wsparcia przedsiębiorców (wierzycieli) w drodze ustawy z dnia 08.03.2013 roku o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych, ale również innych przepisów, są m.in.:

1. wprowadzenie maksymalnych terminów płatności w transakcjach handlowych – maksymalny termin płatności między przedsiębiorcami wynosi co do zasady 60 dni, natomiast dla podmiotów publicznych termin ten co do zasady wynosi 30 dni;
2. wprowadzenie możliwości naliczenia ryczałtowej kwoty tytułem rekompensaty za koszty odzyskiwania należności;
3. wprowadzenie możliwości naliczenia odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych, które są wyższe aniżeli odsetki ustawowe;
4. obowiązek raportowania praktyk płatniczych przez duże przedsiębiorstwa – a więc obowiązku corocznego składania sprawozdań o stosowanych terminach zapłaty. Sprawozdania te są jawne, co ma na celu zwiększenie przejrzystości praktyk płatniczych i obniżenie ryzyka wchodzenia w relacje biznesowe z kontrahentami stosującymi nadmiernie wydłużone terminy zapłaty;
5. uproszczenie procedury uzyskania zabezpieczenia roszczenia pieniężnego w postępowaniu cywilnym o zapłatę należności stanowiącej transakcję handlową.

Jak możemy zaradzić powstawaniu zatorów?

Z praktycznego punktu widzenia do skutecznych dokumentów stanowiących nierzadko podstawę wielokrotnych transakcji handlowych realizowanych w ramach dłuższej współpracy między przedsiębiorcami są ogólne warunki umów (m.in. OWU, OWŚ, OWS). Dokumenty skonstruowane w prawidłowy i przemyślany sposób mogą stanowić element zarządzania ryzykiem i wprowadzać różne mechanizmy prawne na przyszłość.

Na co zwrócić uwagę przy redagowaniu umów z kontrahentami?

1. Zweryfikuj kontrahenta przed podpisaniem umowy – możesz to zrobić przy użyciu publicznego rejestru KRS/CEiDG, rejestrów długów, białej listy podatników VAT. Wykorzystaj publicznie dostępne sprawozdania finansowe kontrahenta, rejestry beneficjentów rzeczywistych (strukturę właścicielską).
2. Ustal krótki termin płatności (14–30 dni) i wpisz go w umowie/OWU – takie działanie ogranicza kumulację należności i szybciej ujawnia problemy z płynnością.
3. Zabezpiecz transakcję w umowie – odpowiednie postanowienia umowne zabezpieczające twoje interesy mogą znacznie ułatwić Ci windykację (np. prawo zatrzymania, prawo wstrzymania się z realizacją dostaw, płatność podzielona na zaliczkę albo rozliczanie etapowe).
4. Zastrzeż odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych, miej na uwadze ryczałt windykacyjny (wynoszący od €40 – 100) – jest to swoistego rodzaju dodatkowa uporczywość dla kontrahenta, a ponadto daje ci możliwość żądania zapłaty dodatkowych należności bez popierania roszczenia dodatkowymi dowodami.
5. Monitoruj należności co tydzień – wprowadź zautomatyzowane alerty w systemie księgowym lub rozważ wdrożenie krótkiego „cash-call” z działem sprzedaży lub account managerem.
6. Uruchom „miękką” windykację już następnego dnia po terminie – przypomnienie SMS/e-mail, telefon z potwierdzeniem odbioru faktury.
7. Eskaluj działania windykacyjne według harmonogramu, np. gdy opóźnienie przekroczy 7 dni, wyślij wezwanie do zapłaty.
8. Ewidencjonuj działania windykacyjne na wypadek sporu.
9. Rozważ finansowanie zewnętrzne – zabezpiecz się w umowie klauzulami zezwalającymi na cesję wierzytelności, faktoring, forfaiting.
10. Raportuj swoje praktyki płatnicze (jeśli jesteś dużym podmiotem) i żądaj raportów od większych kontrahentów – jawność terminów wzmacnia pozycję negocjacyjną i obniża ryzyko.
11. Aktualizuj ogólne warunki umów co kilkanaście miesięcy – dostosuj sankcje do zmian stóp procentowych i przepisów, pamiętając, żeby skonsultować nową wersję z prawnikiem.

Zatory płatnicze, choć powszechnie utożsamiane z problemem płynności finansowej kontrahentów, w rzeczywistości mogą być często konsekwencją niedostatecznego zabezpieczenia interesów stron. Kluczowe jest dlatego zrozumienie, że znaczną część ryzyk związanych z nieterminowym regulowaniem należności można zidentyfikować i zapobiec ich konsekwencjom, zanim te w ogóle się pojawią – czy to na etapie formułowania treści obowiązujących ogólnych warunków umownych, czy to na etapie negocjacji biznesowych prowadzących do zawarcia umowy handlowej i wprowadzenie odpowiednich klauzul umownych.

Jeśli chcesz zbudować zabezpieczenie swojego cash flow, skontaktuj się z nami. Przygotujemy umowy, procedury lub mechanizmy, które mogą mieć realny wpływ na zapobieganie zatorom płatniczym w twoim przedsiębiorstwie.

---