W naszym poprzednim artykule sygnalizowaliśmy nadchodzące zmiany w przepisach, które miały wzmocnić kompetencje Państwowej Inspekcji Pracy w zakresie badania umów cywilnoprawnych, w tym kontraktów B2B. Od 8 lipca 2026 roku przepisy te już obowiązują.
Najważniejsza zmiana polega na tym, że okręgowy inspektor pracy może, w określonych przypadkach, wydać decyzję administracyjną stwierdzającą istnienie stosunku pracy bez konieczności kierowania powództwa do sądu pracy. Takie decyzje będą mogły być wydawane, jeżeli formalnie zawarto umowę cywilnoprawną (w tym dotyczącą modelu B2B), ale w praktyce praca jest wykonywana w warunkach właściwych dla umowy o pracę. PIP już zapowiada, że nowe kompetencje będą realnie wykorzystywane.
Nie oznacza to jednak, że współpraca oparta na świadczeniu usług przez zewnętrznych przedsiębiorców w modelu B2B przestała być już możliwa. Taki model nadal może funkcjonować. Nie każda stała współpraca z kontrahentem jest pozornym samozatrudnieniem. Problem może pojawić się dopiero wtedy, gdy nazwa umowy nie odpowiada rzeczywistości.
Na co zatem należy zwrócić szczególną uwagę przy B2B?
- Umowa z zewnętrznym kontrahentem B2B
Pierwszym obszarem jest sama umowa. Prawidłowe ukształtowanie umowy jest kluczowe, bo najczęściej to od niej zaczyna się kontrola. Jeśli w treści umowy zostaną dostrzeżone nieprawidłowości lub cechy stosunku pracy, to będzie to początkiem procesu reklasyfikacji.
Umowa powinna opisywać współpracę w sposób zgodny z jej rzeczywistym, cywilnoprawnym charakterem. Ryzykowne jest posługiwanie się przestarzałymi wzorami lub – co gorsza – kopiowanie całych postanowień z umów zawieranych z pracownikami. W ten sposób można nieświadomie zawrzeć w treści umowy o świadczenie usług sformułowania wskazujące na umowę o pracę. Z doświadczenia wiemy o sytuacjach, w których sama współpraca odpowiada realiom świadczenia usług B2B, ale w umowie zawarto sformułowania o identycznej treści jak postanowienia charakterystyczne dla stosunku pracy uregulowanego w Kodeksie pracy. W takim przypadku zupełnie niepotrzebnie powstaje ryzyko reklasyfikacji.
- Inna dokumentacja dotycząca współpracy
Drugim obszarem są wszystkie dokumenty powstające obok umowy. W praktyce to one często pokazują, jak współpraca kształtuje się na co dzień, i właśnie one mogą stać się przedmiotem zainteresowania PIP podczas kontroli. Dlatego warto przeanalizować nie tylko umowy, ale też np. protokoły odbioru usług, raporty, harmonogramy, zestawienia godzin.
Szczególną ostrożność trzeba zachować przy dokumentach przypominających typową dokumentację pracowniczą, takich jak np. lista obecności.
- Rzeczywiste reguły współpracy w praktyce
Trzecim i najważniejszym obszarem jest praktyka. PIP nie będzie ograniczać się do badania treści dokumentów. Inspektor może analizować faktyczny przebieg współpracy, pytać strony o sposób realizacji usług i zestawiać odpowiedzi z dokumentami. Sama PIP wskazuje, że kluczowe znaczenie ma faktyczny sposób wykonywania pracy.
Należy zatem tak zorganizować zasady współpracy, aby rzeczywisty sposób realizacji usług odpowiadał temu, co wynika z dokumentacji, a w kwestiach nieuregulowanych w treści umowy – aby przebieg współpracy nie wskazywał na umowę o pracę. Nie każda koordynacja projektu jest przecież podporządkowaniem pracowniczym. Można wyznaczać cele, terminy, standardy jakości, zasady bezpieczeństwa i sposób komunikacji. Istotne jest jednak to, czy firma zamawia usługę i weryfikuje jej wykonanie, czy faktycznie zarządza kontraktorem jak pracownikiem pozostającym do jej dyspozycji.
- Kontakt z kontrahentem i potwierdzenie jego świadomego wyboru
Czwarty obszar, który ma duże znaczenie, to bieżący kontakt z kontrahentem i upewnienie się, że rozumie on różnicę między stosunkiem pracy a współpracą B2B oraz świadomie wybiera ten model.
Nie chodzi tylko o jednorazowe oświadczenie przy zawieraniu umowy. Takie oświadczenie może być pomocne, ale nie będzie decydujące, jeśli faktyczna współpraca spełnia cechy stosunku pracy. Warto natomiast zadbać, aby kontrahent rzeczywiście rozumiał, co oznacza wybrany model, na czym polega współpraca oraz aby odpowiadała ona jego oczekiwaniom.
Ten element ma znaczenie także dlatego, że przed wydaniem polecenia usunięcia naruszeń PIP powinna umożliwić stronom stosunku prawnego zajęcie stanowiska. W postępowaniu administracyjnym obie strony mogą składać wyjaśnienia, przedstawiać dowody i aktywnie uczestniczyć w sprawie. Jeżeli więc kontrahent twierdzi, że nie wiedział, czym różni się B2B od etatu, że oczekiwał uprawnień pracowniczych albo że faktycznie wykonywał polecenia jak pracownik, będzie to istotne dla oceny ryzyka. Warto zatem wyjaśniać nieporozumienia na bieżąco i zadbać, aby kontrahentowi odpowiadała stosowana formuła współpracy.
Jakie działania można teraz podjąć?
Najrozsądniejszym działaniem nie jest pochopne rozwiązywanie wszystkich kontraktów B2B. W praktyce ograniczenie ryzyka reklasyfikacji wymaga połączenia analizy prawnej z oceną rzeczywistego sposobu współpracy. Nie chodzi wyłącznie o zmianę treści umowy. Kluczowe jest to, aby dokumentacja, codzienna praktyka i komunikacja z kontrahentem tworzyły spójny model współpracy B2B.
Czasami problem jest poważny i wymaga całkowitej zmiany obowiązujących modeli współpracy. Innym razem wystarczy jednak skorygować kilka elementów współpracy, aby dalej móc działać w modelu B2B. Warto się temu przyjrzeć przed podjęciem pochopnych decyzji.
W tym zakresie Kancelaria Arte Legal posiada duże doświadczenie. Wspieramy przedsiębiorców m.in. poprzez:
- przeprowadzanie audytów współpracy B2B oraz przygotowywanie raportów dotyczących ryzyka reklasyfikacji,
- opracowywanie lub aktualizację dokumentacji mającej na celu ograniczenie ryzyka uznania współpracy B2B za stosunek pracy,
- udział w opracowaniu koncepcji faktycznej współpracy, dostosowanej do możliwości organizacyjnych firmy oraz oczekiwań biznesowych,
- przygotowywanie wewnętrznych regulacji, schematów postępowania i wzorów dokumentów pozwalających szybko reagować na sytuacje zwiększające ryzyko,
- wsparcie w razie kontroli PIP oraz w postępowaniach dotyczących ustalenia istnienia stosunku pracy.
Jeżeli chcą Państwo zweryfikować, czy stosowany w firmie model współpracy B2B jest bezpieczny po wejściu w życie nowych uprawnień PIP, zapraszamy do kontaktu.
Maciej Pęcherz
E-mail: m.pecherz@artelegal.pl
Tel: + 48 725 775 111
Partner, adwokat specjalizujący się zarówno w doradztwie prawnym jak i w procesie z zakresu prawa pracy, prawa cywilnego (w tym gospodarczego) i prawa karnego gospodarczego. Od kilkunastu lat świadczy usługi prawne na rzecz przedsiębiorców, w tym na rzecz średnich i dużych przedsiębiorców, koncentrując się na ich potrzebach i interesach.
