Bezusterkowość odbioru a zgłoszenie wad przy odbiorze dzieła – krótki poradnik dla wykonawcy z branży produkcyjnej.

W umowach o dzieło związanych z produkcją (np. maszyn, komponentów, elementów linii technologicznych czy wyrobów) jednym z najbardziej newralgicznych etapów jest odbiór końcowego produktu przez zamawiającego. To właśnie w momencie odbioru dzieła roszczenie wykonawcy o zapłatę wynagrodzenia (zazwyczaj) staje się wymagalne. Co jednak w przypadku, gdy zamawiający zgłasza liczne uwagi do dzieła, odmawiając dokonania odbioru?

Często zdarza się, że zamawiający narzuca w umowie postanowienia zastrzegające „bezusterkowość” odbioru dzieła, co daje mu niejako uprawnienie do zgłaszania uwag (w tym wad i usterek dzieła), nawet o charakterze czysto estetycznym. Takie działanie w praktyce często skutkuje zablokowaniem możliwości wystawienia faktury przez wykonawcę, a co za tym idzie – powstaniem trudności w uzyskaniu przez niego należnego mu wynagrodzenia w terminie.

Nieprecyzyjnie zredagowane postanowienia umowne dotyczące procedury odbiorowej mogą narobić wielu kłopotów wykonawcy.

Jeśli w perspektywie dłuższego czasu, przy dalszej odmowie podpisania protokołu odbioru, zdecydujesz się pozwać zamawiającego o zapłatę, zaryzykujesz kilkuletni spór sądowy, który narazi cię na ogrom dodatkowych kosztów, w tym związanych z obsługą prawną. Co zatem zrobić w takiej niekorzystnej sytuacji?

Uwzględnij podział na wady istotne i nieistotne oraz wynegocjuj usunięcie warunku „bezusterkowości”.

W kontekście umów o dzieło wadą będzie wszystko to, co czyni końcowy efekt niezgodnym z ustaleniami stron – może to dotyczyć zarówno braków w zakresie funkcjonalności i bezpieczeństwa, jak i jakości wykonania czy estetyki. O tym, czy wada ma istotne, czy nieistotne znaczenie, decyduje jej wpływ na możliwość korzystania z wytworzonego produktu zgodnie z założeniami umowy.

Wady istotne to takie, które  uniemożliwiają normalne korzystanie z dzieła (np. maszyna nie uruchamia się, jest niebezpieczna w obsłudze, nie osiąga kluczowych parametrów). To również takie, które sprzeciwiają się wyraźnym ustaleniom, przez co cel umowy nie zostaje spełniony.

Wady nieistotne mają charakter drobny, nie wpływają na funkcjonalność czy bezpieczeństwo korzystania z dzieła. Nie powinny blokować odbioru ani wstrzymywać wypłaty wynagrodzenia. Zamawiający może jednak domagać się ich usunięcia w ustalonym terminie lub – w pewnych sytuacjach – żądać obniżenia wynagrodzenia, jeżeli wada nie daje się naprawić.

W przypadku stwierdzenia przez zamawiającego istnienia wad istotnych, może on odmówić odbioru dzieła (twierdząc, że wykonawca nie zrealizował w pełni swoich obowiązków). W takim przypadku wynagrodzenie wykonawcy nie staje się jeszcze wymagalne, a obowiązkiem wykonawcy jest doprowadzenie dzieła do stanu zgodnego z umową.

Wady nieistotne – nie usprawiedliwiają odmowy odbioru. Zamawiający – co do zasady -powinien przyjąć dzieło, przy jednoczesnym żądaniu usunięcia lub poprawienia drobnych usterek bądź ewentualnego obniżenia wynagrodzenia.

W praktyce jednak często spotykam się z sytuacją, w której strony nie rozróżniają ww. wad, co powoduje, iż zamawiający odmawia odbioru i podpisania protokołu w przypadku stwierdzenia jakiejkolwiek wady lub usterki. Niejednokrotnie wspiera się dodatkowym zastrzeżeniem o „bezusterkowości” protokołu odbioru warunkującego możliwość wystawienia faktury przez wykonawcę. Dlatego tak istotne jest sprawdzenie – już na etapie przygotowywania lub negocjowania umowy – czy postanowienia te uwzględniają to rozróżnienie.

Co jeszcze uwzględnić w umowie?

1. Określ szczegółowe parametry „dzieła”, szczególnie w zakresie jakości – z góry wskazuj, jakie cechy (np. wydajność, normy bezpieczeństwa, wymiar tolerancji) są kluczowe. Rozdziel parametry „krytyczne” (ich brak skutkuje wadą istotną) i „drugorzędne” (ich uchybienie będzie wadą nieistotną).
2. Stwórz klarowną procedurę odbiorową – ustal, w jaki sposób i w jakim terminie strony przystępują do odbioru, jak wygląda ten proces i kto podpisuje protokół, a także co w przypadku, gdy zamawiający w terminie nie stawi się na odbiór (zastrzeż możliwość dokonania jednostronnego odbioru). Uwzględnij rozróżnienie wad, usterek i uszkodzeń (które mają charakter mechaniczny). Jeśli to możliwe, wprowadź zasady odbiorów częściowych (jeśli projekt jest rozbudowany) i odbioru końcowego.
3. Zdefiniuj konsekwencje wykrycia wad lub usterek – wskaż, że w przypadku wad nieistotnych zamawiający nie może odmówić odbioru, a jedynie żądać napraw. Zabezpiecz się przed sytuacją, w której drobiazgi są wykorzystywane do blokowania płatności.
4. Uwzględnij terminy odbioru i napraw stwierdzonych wad/usterek – uwzględnij termin, w jakim po notyfikacji zamawiający ma stawić się na odbiór dzieła. Ustal racjonalne terminy usunięcia wad i usterek tak, żeby były możliwe z technologicznego punktu widzenia. Jasno wskaż, że drobne wady nie mają wpływu na terminy płatności. Możesz pokusić się o postanowienie, iż bierność zamawiającego w określonym terminie stwarza możliwość dokonania przez wykonawcę jednostronnego odbioru dzieła.
5. Pamiętaj o swoich prawach – przepisy wyraźnie nakładają na zamawiającego obowiązek odbioru dzieła, wskazując, że drobne wady nie mogą uniemożliwiać dokonania odbioru. Nie obawiaj się konfrontacji, gdy zamawiający nadmiernie eskaluje drobne uchybienia – nie może on wiecznie odmawiać odbioru z powodu wad, które nie mają charakteru istotnego, ani bezzasadnie wstrzymywać zapłaty należnego ci wynagrodzenia.

W branży produkcyjnej, gdzie wchodzi w grę wiele szczegółowych parametrów technicznych i wysokie kwoty zleceń, zrozumienie podziału na wady istotne i nieistotne pozwala uniknąć długotrwałych i kosztownych sporów z zamawiającym. Warto zatem już na etapie negocjacji umowy szczegółowo uregulować/wyjaśnić z zamawiającym, które aspekty są krytyczne.

Z perspektywy wykonawcy kluczowe jest rozróżnienie, czy wada – jeśli w ogóle wystąpi – ma charakter istotny czy nieistotny. Wadę istotną należy usunąć – w przeciwnym razie zamawiający może faktycznie odmówić przyjęcia dzieła i wstrzymać zapłatę. Wadę nieistotną powinieneś wprawdzie naprawić (w rozsądnym czasie), ale nie może ona blokować wypłaty wynagrodzenia.

Najlepszą ochroną przed nadużyciami jest dokładne uregulowanie procedury odbiorowej w umowie, jak również jasne wskazanie, jakie parametry (i na jakich zasadach) będą oceniane przez zamawiającego.

Jeśli potrzebujesz pomocy w przygotowaniu lub w negocjowaniu takiej umowy, chętnie wesprzemy Cię w tym procesie.

---