Premiowanie pracowników – zasady, ryzyka, dobre praktyki, cz. 1

Premie to popularne narzędzie motywacyjne, ale ich wdrożenie i stosowanie wcale nie musi być proste. Wymaga precyzji, znajomości prawa i świadomości potencjalnych ryzyk – zwłaszcza finansowych. W tym artykule omawiamy podstawy systemów premiowych. W kolejnych częściach cyklu przyjrzymy się już konkretnym wyzwaniom związanym z premiowaniem – na bazie realnych, praktycznych przykładów.

Premia to kluczowe narzędzie pozwalające pracodawcom motywować zespół pracowników

Stosowane jest ono powszechnie i wydaje się czymś tak naturalnym i prostym, że w zasadzie każdy posiada na temat premiowania jakąś wiedzę. Czy to jednak oznacza, że premiowanie nie wymaga głębszych analiz? Nie rodzi zagrożeń? Nie budzi wątpliwości prawnych? Czy to oznacza, że opracowanie dobrego systemu premiowania jest łatwe? Nic bardziej mylnego. Premiowanie jest procesem, w ramach którego ewentualne błędy mogą wiązać się z realnymi konsekwencjami, w tym przede wszystkim finansowymi. Zasady przyznawania premii nie mogą być dowolne, a aby cały system premiowania działał tak, jak pracodawca sobie tego życzy, konieczne jest przemyślenie i uwzględnienie wielu aspektów. 

Poniżej przedstawiamy garść ogólnych informacji o premiach pracowniczych, które pozwolą na lepsze zrozumienie problemu. W kolejnych artykułach cyklu, opiszemy konkretne problemy związane z premiowaniem pracowników, odnosząc się do praktyki. Ich znajomość może przyczynić się do uniknięcia błędów oraz wynikających z nich zagrożeń.

Czym jest premia pracownicza?

Pojęcie premii – mimo jej powszechnego stosowania – nie zostało zdefiniowane w przepisach prawa pracy. Przyjmuje się, że jest to świadczenie (najczęściej pieniężne), którego wypłata uzależniona jest od zaistnienia określonych okoliczności. Uzależnienie powstania prawa pracownika do premii od określonych warunków ma co do zasady sprzyjać ich zaistnieniu. Okoliczności te mogą być bardzo różnorodne: od indywidualnych osiągnięć pracownika, przez wyniki zespołu, aż po efektywność całego zakładu pracy. Nie oznacza to jednak, że wypłata premii może zostać uzależniona od wszelkich, dowolnych okoliczności, jakie tylko pracodawca sobie wyobrazi.

Skąd biorą się zasady premiowania?

Zasady przyznawania premii mogą wynikać z różnych źródeł. Mogą być określone w zakładowym zbiorowym układzie pracy, regulaminie wynagradzania lub w osobnym dokumencie poświęconym premiom – tzw. regulaminie premiowania. Czasami reguły premiowania zostają określone w indywidualnych umowach o pracę, zwłaszcza jeśli odnoszą się do pojedynczych pracowników. Zdarza się również, że zasady te są rozproszone – mogą wynikać z niesformalizowanej komunikacji (np. e-mail owej), a nawet z utrwalonej praktyki. To, gdzie zostanie uregulowane prawo do premii, ma znaczenie nie tylko formalne, ale także praktyczne – wpływa bowiem na sposób jego wprowadzenia, a także procedury jego zmiany lub uzupełnienia.

Elementy systemu premiowego – o czym nie można zapomnieć?

Niezależnie od tego, gdzie system premiowy został uregulowany, jego prawidłowe funkcjonowanie wymaga określenia kilku kluczowych elementów. Przede wszystkim należy wskazać:

• krąg osób uprawnionych do otrzymania premii, 
• wysokość świadczenia (lub sposób jego wyliczenia) 
• terminy wypłaty. 

Premia może być w szczególności wypłacana miesięcznie, kwartalnie lub rocznie. Częstotliwość wypłaty premii oraz inne jej cechy mogą mieć następnie znaczenie praktyczne, np. dla naliczania i wypłaty innych świadczeń związanych z zatrudnieniem.  

Prosty bonus czy rozbudowany system?

Premie (systemy premiowe) mogą różnić się znacznie stopniem złożoności. Z jednej strony mogą to być proste rozwiązania – np. premia w stałej kwocie za osiągnięcie określonego poziomu sprzedaży. Cała regulacja może ograniczać się w takim przypadku do jednego zdania.

Z drugiej strony – systemy mogą być bardzo rozbudowane:

• uzależniające wypłatę premii od wielu warunków,
• zawierające ocenę stopnia realizacji celów z podziałem na etapy,
• różnicujące wysokość świadczenia w zależności od wyniku,
• określające sytuacje, które wyłączają prawo do premii lub redukują jej wysokość.

Podsumowanie – lepiej zapobiegać niż korygować

Określanie i stosowanie zasad premiowania pracowników dotyczy wielu obszarów. Aby uniknąć błędów, warto zasięgnąć porady specjalisty – najlepiej już na etapie tworzenia systemu premiowego, a nie dopiero wtedy, gdy luki ujawnią się w praktyce i zagrożą interesom pracodawcy.

W kolejnych artykułach przyjrzymy się kilku praktycznym problemom, które mogą pojawić się w związku z premiowaniem pracowników.

---