Nowa ustawa o zatrudnianiu cudzoziemców – co musi wiedzieć pracodawca?

Z początkiem czerwca 2025 roku wejdzie w życie nowa ustawa regulująca zasady powierzania pracy cudzoziemcom w Polsce – ustawa z dnia 20 marca 2025 roku o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium RP. Nowe przepisy mają stanowić odpowiedź na dynamiczne zmiany nie tylko na polskim, ale i międzynarodowym rynku pracy oraz rosnące znaczenie migracji zarobkowej. Jako cele wprowadzenia nowej regulacji wskazywano m.in. na potrzebę ograniczenia nadużyć w procesie zatrudniania cudzoziemców, usprawnienia procedur administracyjnych, wprowadzenia pełnej elektronizacji postępowań oraz wzmocnienia kontroli legalności zatrudnienia.

Niektóre zmiany będą przyjmowane przez pracodawców z ulgą, jako ułatwienia. Inne jednak wprowadzają dodatkowe obowiązki i mogą być odebrane jako ograniczające swobodę. Aby dobrze wykorzystać szanse, jakie niesie ta ustawa, a jednocześnie nie dać się zaskoczyć nowym regulacjom, warto uświadomić sobie najważniejsze konsekwencje wejścia w życie nowych przepisów.

1. Zmiany dotyczące zasad zawierania umów

W trakcie prac nad ustawą planowano wprowadzenie obowiązku zatrudniania cudzoziemców wyłącznie na podstawie umów o pracę. Ostatecznie zrezygnowano z tego wymogu, pozostawiając możliwość zatrudniania cudzoziemców również na podstawie umów cywilnoprawnych. Jednakże przepisy wprowadzają szereg wymogów zmieniających dotychczasowe zasady i tworzących nowe obowiązki po stronie przedsiębiorców. W szczególności są to:

• zawarcie umowy w formie pisemnej – powierzenie pracy cudzoziemcowi wymaga obecnie co do zasady zawarcia umowy w formie pisemnej, niezależnie od rodzaju tej umowy, przed dopuszczeniem go do pracy. Wyjątkiem pozostają sytuacje, w których cudzoziemiec będzie pełnił funkcję w zarządzie osoby prawnej wpisanej do rejestru przedsiębiorców KRS lub spółki kapitałowej w organizacji, będzie reprezentował spółkę kapitałową lub komandytowo-akcyjną, prowadził sprawy takiej spółki albo pełnił funkcję prokurenta;
• przetłumaczenie umowy na język zrozumiały dla cudzoziemca – nie dopuszcza się obecnie sytuacji, aby cudzoziemiec nie otrzymał treści umowy przetłumaczonej na zrozumiały dla niego język;
• przekazywanie kopii zawartych umów z cudzoziemcami do odpowiednich organów – podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi, któremu wydano pozwolenie na pracę, obowiązkowo przekazuje organowi, który wydał zezwolenie na pracę, kopię umowy w języku polskim za pomocą systemu teleinformatycznego odpowiednio przed rozpoczęciem zatrudnienia;
• przekazywanie informacji o prawie wstępowania do związków zawodowych w formie pisemnej – podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi zobowiązany jest poinformować cudzoziemców na piśmie, w języku dla nich zrozumiałym, o przysługującym im prawie do wstępowania do związków zawodowych;
• przestrzegania zasad równego traktowania w zakresie warunków zatrudnienia – przepisy wskazują, że warunki zatrudnienia, w tym wynagrodzenia, nie mogą być niższe niż minimalne wynagrodzenie za pracę (lub odpowiednio minimalna stawka godzinowa) i nie powinny być rażąco niższe niż wynagrodzenie pracowników polskich na porównywalnych stanowiskach.

2. Elektronizacja procedur

Jednym z kluczowych rozwiązań wprowadzonych przez nową ustawę o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom jest pełna elektronizacja procedury uzyskiwania zezwoleń na pracę. Oznacza to, że wszystkie czynności – począwszy od złożenia wniosku, przez przesyłanie dokumentów i wyjaśnień, aż po odbiór decyzji – będą realizowane wyłącznie za pośrednictwem dedykowanego systemu teleinformatycznego.

Obecnie działające systemy zostaną rozbudowane i dostosowane do nowych wymogów. Ich celem będzie nie tylko uproszczenie procedur, ale także zautomatyzowany dostęp do danych z rejestrów publicznych, co ograniczy konieczność angażowania pracowników administracji i wnioskodawców w opracowywanie dokumentacji.

Pracodawca – jako podmiot powierzający pracę – będzie zobowiązany do założenia konta w systemie, za pomocą którego będzie komunikować się z organami prowadzącymi postępowania. Konto w systemie będzie mógł założyć również sam cudzoziemiec, co pozwoli mu m.in. śledzić status sprawy i potwierdzić, czy zezwolenie zostało wydane. 

Wszystkie decyzje administracyjne – zarówno te kończące postępowanie, jak i w ramach środków odwoławczych – mają być wydawane i doręczane w formie elektronicznej. 

W ramach nowego systemu zostanie utworzona baza wynagrodzeń, która umożliwi ocenę, czy oferowane cudzoziemcowi warunki są zgodne z lokalnymi standardami płacowymi. Dane będą oparte na ogólnodostępnych ofertach pracy z Centralnej Bazy Ofert Pracy (CBOP). Dodatkowo organy administracji, Państwowa Inspekcja Pracy oraz Straż Graniczna uzyskają bieżący dostęp do danych o wydanych decyzjach, co wzmocni nadzór nad rynkiem pracy i umożliwi szybsze reagowanie na nieprawidłowości.

Za pomocą systemów teleinformatycznych będzie możliwe monitorowanie rzeczywistego powierzenia pracy cudzoziemcowi, m.in. na podstawie informacji pozyskanych z innych instytucji na temat daty wjazdu i wyjazdu cudzoziemca z terytorium Polski, treści zgłoszeń pracodawcy o podjęciu lub niepodjęciu pracy przez cudzoziemca, informacji o odprowadzaniu składek ZUS. System teleinformatyczny dotyczący zezwoleń na pracę ma również zostać połączony z innymi systemami dotyczącymi sytuacji cudzoziemców (wizy, zezwolenia, przekraczanie granicy). 

3. Test rynku pracy czy lista zawodów deficytowych

W przeszłości istotnym elementem przy zatrudnianiu cudzoziemców był tzw. test rynku pracy. Zanim pracodawca lub cudzoziemiec złożyli wniosek do wojewody, pracodawca musiał udowodnić, że na lokalnym rynku pracy nie ma kandydatów polskich na stanowisko pracy, które oferuje. Aby to zrobić, pracodawca musiał uzyskać dokument – informację starosty – o braku możliwości zaspokojenia potrzeb kadrowych na rynku pracy, na terenie powiatu, w którym cudzoziemiec miał wykonywać pracę.

Nowa ustawa znosi obowiązek testu rynku pracy. Dzięki temu uzyskanie zezwolenia na pracę dla cudzoziemca może być łatwiejsze. Zostanie ograniczona lista wymaganych dokumentów, a czas trwania procedury ulegnie skróceniu. 

Nowe przepisy będą natomiast przewidywały istnienie listy zawodów deficytowych, która będzie miała wpływ na procedurę wydawania zezwoleń. 

4. Kontrole i kary

Nowe przepisy przewidują zaostrzenie sankcji za wykroczenia dotyczące zatrudniania cudzoziemców, aniżeli sankcje określone w dotychczas obowiązującej umowie o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Podwyższono maksymalny wymiar kary grzywny do kwoty PLN 50 000, a minimalny wymiar grzywny do kwoty PLN 3 000.

Kara grzywny za niektóre z wykroczeń będzie wymierzana proporcjonalnie do liczby cudzoziemców, którym powierzono pracę z naruszeniem przepisów. Nowe rozwiązania mają spełniać przede wszystkim funkcję prewencyjną i zwiększyć dolegliwość kary dla podmiotów naruszających prawo przy zatrudnianiu cudzoziemców.

Co istotne, zgodnie z nową ustawą kontrole będą mogły być realizowane bez zapowiedzi.

Jak przygotować się do kontroli Państwowej Inspekcji Pracy?

W związku z powyższym warto być przygotowanym do ewentualnej kontroli Państwowej Inspekcji Pracy w każdym czasie. W tym celu rekomendujemy podjęcie następujących działań:

1. Zweryfikuj dokumentację legalności pobytu i pracy cudzoziemców – upewnij się, że:

a) każdy zatrudniony cudzoziemiec przebywa legalnie na terytorium Polski;

b) sprawdź, czy posiada odpowiedni dokument uprawniający do pracy;

c) przechowuj kopie dokumentów związanych z zatrudnieniem cudzoziemca przez cały okres wykonywania pracy przez cudzoziemca oraz przez 2 lata, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek prawny będący podstawą zatrudnienia cudzoziemca uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania tej dokumentacji.

2. Pamiętaj o konieczności zawarcia umowy w formie pisemnej oraz o wymogu sporządzenia jej treści w języku zrozumiałym dla cudzoziemca;
3. Pamiętaj o obowiązku zgłoszenia umowy do systemu elektronicznego;
4. Przestrzegaj obowiązków informacyjnych – upewnij się, że cudzoziemcy zostali poinformowani o przysługujących im prawach w zakresie wymaganym przez przepisy, w formie pisemnej oraz w języku dla nich zrozumiałym;
5. Sprawdź, czy wszyscy zatrudnieni cudzoziemcy posiadają aktualne badania lekarskie, przeszli szkolenia bhp, zostali zapoznani z oceną ryzyka zawodowego, otrzymali środki ochrony indywidualnej, jeśli jest to wymagane;
6. Unikaj nieprawidłowości w zakresie formy zatrudnienia:

a) unikaj zawierania umów cywilnoprawnych, które mogą zostać zakwalifikowane za stosunek pracy;

b) zadbaj o zgodność zakresu obowiązków i sposobu wykonywania pracy z dokumentami legalizującymi zatrudnienie.

---