System eUmów w praktyce: możliwości i ograniczenia

Od 7 stycznia 2026 roku w Polsce funkcjonuje udostępniany przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej system teleinformatyczny umożliwiający zawieranie tzw. eUmów w sprawach dotyczących zatrudnienia. Rozwiązanie to stanowi nowość i dla wielu osób zagadkę. Warto przyjrzeć mu się bliżej, aby zrozumieć, na czym polega, co można dzięki niemu robić, a także jakie ma ograniczenia.

Procesy cyfryzacji postępują niemal w każdej gałęzi życia. Nie inaczej jest także w przypadku szeroko rozumianej polityki kadrowej. Na początku bieżącego roku zaoferowano dostęp do systemu eUmów. Na wstępie należy podkreślić, że nie wprowadza ono zasadniczej, merytorycznej zmiany dotyczącej zatrudnienia. System eUmów ma stanowić techniczne narzędzie pozwalające na dokonywanie przy jego wykorzystaniu czynności związanych z kadrami. Chodzi tutaj o te same czynności, które mogły być i były realizowane dotychczas, takie jak na przykład przygotowywanie i zawieranie umów o pracę lub umów cywilnoprawnych, rozwiązywanie takich umów czy dokumentowanie przebiegu zatrudnienia. 

Kto może korzystać z e-Umów?

W tej chwili z systemu mogą korzystać mikroprzedsiębiorcy i mali pracodawcy zatrudniający do 9 osób, rolnicy, osoby fizyczne, rodzice zawierający umowy z nianiami oraz pracownicy, zleceniobiorcy i nianie jako strona zatrudniana. Docelowo mają z niego korzystać również więksi przedsiębiorcy. Co istotne, dostęp do systemu eUmów jest aktualnie bezpłatny, a korzystanie z niego dobrowolne.

Zakres działania systemu eUmów

System eUmów obecnie umożliwia zawieranie, zmienianie i rozwiązywanie umów takich jak:

• umowa o pracę (na okres próbny, na czas określony i nieokreślony),
• umowa zlecenia,
• umowa o świadczenie usług,
• umowa uaktywniająca (np. umowa z nianią opiekującą się dzieckiem).

Do podpisywania dokumentów we wskazanym zakresie w ramach systemu eUmów potrzebne jest posiadanie podpisu kwalifikowanego, zaufanego lub osobistego.

Jednocześnie umożliwiono korzystanie z gotowych szablonów innych dokumentów związanych z zatrudnieniem, np. aneksów do umów, wypowiedzeń umów, porozumień o rozwiązaniu umów czy świadectw pracy. Za pośrednictwem systemu może być prowadzona i przechowywana cała dokumentacja pracownicza (elektronicznie), bez obowiązku przechowywania jej w formie papierowej.

System jest zintegrowany z portalami administracji publicznej (w szczególności ZUS i KAS) i opiera się na mechanizmie uwierzytelniania stron oraz generowania dokumentów umownych na podstawie wzorców przewidzianych w systemie.

Równocześnie przewiduje się rozszerzenie katalogu rodzajów umów możliwych do zawierania w systemie. W szczególności wskazuje się na możliwość zawierania:

• umów o wolontariat,
• umów o współodpowiedzialności materialnej,
• umów towarzyszących zatrudnieniu (w tym umowy o zakazie konkurencji, umowy szkoleniowej).

Zamiarem twórców systemu eUmów jest zwiększenie jego funkcjonalności i uczynienie go podstawowym narzędziem dokumentowania relacji zatrudnieniowych. Planowane zmiany obejmują ponadto usprawnienie przekazywania rozliczeń i dokumentów do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, automatyczne przekazywanie kopii zawieranej umowy z cudzoziemcami do podmiotu, który wydał pozwolenie na pracę.

Perspektywy dla eUmów w praktyce

Tak jak wspomniano na wstępie, system e-Umów oparty jest na gotowych szablonach dokumentów, które są generowane na podstawie danych wprowadzonych przez użytkowników. Konstrukcja ta pozwala na relatywnie szybkie skonstruowanie umowy i uniknięcie podstawowych błędów i przeoczeń (np. brak zawarcia w treści umowy o pracę jej obowiązkowego elementu). Stanowi to zaletę, aczkolwiek w przypadku prostych umów o pracę czas ich sporządzania oraz konieczność zapewnienia zgodności z przepisami prawa pracy (lub prawa cywilnego) już wcześniej z reguły nie stanowiły poważnych problemów dla podmiotów zatrudniających oraz osób zatrudnionych. Z kolei w odniesieniu do bardziej skomplikowanych relacji zatrudnienia, wymagających opracowania złożonych zasad wynagradzania lub nietypowych rozwiązań co do innych aspektów współpracy (oraz jej zakończenia), system eUmów nie zapewnia gotowych odpowiedzi.

Korzystanie z tego rozwiązania może być atrakcyjne ze względu na możliwość automatycznego gromadzenia dokumentacji związanej z zatrudnieniem w jednym miejscu. Jeśli w systemie eUmów tworzy się projekt umowy, potem się ją podpisuje, a następnie rozwiązuje, to wtedy żaden element związanej z nią dokumentacji nie powinien zaginąć. Nie ma również w takim przypadku potrzeby dodatkowego „przekazywania” dokumentacji do miejsca przechowywania, które nie jest tożsame z miejscem jej tworzenia. System eUmów pozwala także na dostęp do dokumentów bez ograniczeń co do czasu i miejsca, ponieważ dostęp do niego może odbywać się elektronicznie. Dodatkowo system zapewnia integrację z systemami ZUS i KAS, co może być dodatkową wygodą. Kwestia tej integracji ma zapewne w intencji pomysłodawców systemu eUmów przede wszystkim umożliwić łatwiejszą pracę poszczególnym organom administracji. W tym kontekście można sobie wyobrazić, że niektóre osoby będą mogły mieć obawy przed przechowywaniem pełnej dokumentacji dotyczącej zatrudnienia w sposób umożliwiający stały dostęp do niej organom administracji publicznej, w tym takim, które mogą realizować w stosunku do tej dokumentacji czynności kontrolne.

Nie bez znaczenia dla praktyki może być fakt, że jakkolwiek system eUmów ma dość prosty w obsłudze interfejs, to jednak rozpoczęcie korzystania z niego wymaga poświęcenia pewnego czasu na wdrożenie. W przypadku podmiotów, które rzadko podejmują czynności dotyczące zatrudnienia (np. ze względu na niewielką skalę działalności), konieczność poznania funkcjonalności eUmów może być pewną barierą.

Bezpłatność dostępu do systemu eUmów jest co prawdą zaletą, ale wydaje się, że kwestie finansowe nie będą miały również dużego znaczenia, co w przypadku cyfryzacji procesu tworzenia spółek (S24). Zawarcie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przy wykorzystaniu systemu elektronicznego zapewnia realną oszczędność, a w przypadku tworzenia umów dotyczących zatrudnienia, ich tworzenie w dotychczasowy sposób (zawarcie umowy pisemnej) nie wymaga ponoszenia opłat. 

Biorąc pod uwagę opisane aspekty, trudno jest na obecnym etapie przewidzieć jaką popularnością będzie cieszył się system eUmów. Wiele będzie zależeć od jego dalszego rozwoju oraz przyszłego ustawodawstwa. Nie można bowiem wykluczyć, że na pewnym etapie korzystanie z tego systemu zostanie uznane za obligatoryjne.

Podsumowanie

System eUmów stanowi istotną nowość. Ma on zarówno zalety, jak i pewne ograniczenia. Niezależnie od tego, czy zdecydujemy się korzystać z niego przy tworzeniu i zarządzaniu dokumentami czy też nie, pamiętajmy, jakie są jego funkcje i do czego on służy. System stanowi bowiem techniczne narzędzie i jako takie nie eliminuje potrzeby świadomego przemyślenia warunków współpracy przed jej nawiązaniem (lub warunków rozstania przed rozwiązaniem umowy), następnie wynegocjowania ich oraz wyrażenia w formie odpowiednio ujętych sformułowań w treści dokumentów. 

Zespół Arte Legal posiada doświadczenie w tworzeniu i zarządzaniu dokumentacją dotyczącą zatrudnienia. Zapewniamy wsparcie niezależnie od tego, czy w danym przypadku wykorzystany ma być system eUmów czy też nie.