Od rekrutacji do umowy o pracę, czyli dżentelmeni na (cienkim) lodzie

Podpisanie umowy o pracę zwykle jest zwieńczeniem dłuższego procesu nawiązywania zatrudnienia. Proces ten rozpoczyna się od ogłoszenia naboru na dane stanowisko, a czasami nawet wcześniej, gdy pojawia się potrzeba uprzedniego przygotowania stanowiska pracy. Następnie dochodzi do selekcji kandydatów oraz wyboru tych odpowiednich. Pomiędzy wyborem kandydatów i ustaleniem z nimi, że zostaną zatrudnieni, a ostatecznym podpisaniem umowy o pracę często upływa wiele miesięcy. Pracodawcy (jak również pracownicy) nie zawsze są świadomi, że wstępne ustalenie co do zatrudnienia nie zawsze musi doprowadzić do rzeczywistego podpisania umowy o pracę.

Rynek pracownika

Współcześnie często słyszy się o tzw. „rynku pracownika”, co ma wskazywać na uprzywilejowaną pozycję pracowników na rynku pracy. Rzeczywiście w ostatnich latach poziom bezrobocia w Polsce jest relatywnie niski. Oznacza to, że co do zasady (przy uwzględnieniu występujących w zależności od obszaru różnic) tylko niewielki odsetek osób gotowych do podjęcia zatrudnienia pozostaje bez pracy. Dotyczy to w szczególności pracowników wykwalifikowanych, dysponujących kompetencjami szczególnie poszukiwanymi przez pracodawców. Ma to duże znaczenie dla zatrudniania pracowników i skutkuje tym, że najczęściej rekrutowane są osoby pozostające aktualnie w stosunku pracy z innym pracodawcą. Jeżeli nie uda się im porozumieć w sprawie wcześniejszego rozwiązania dotychczasowej umowy o pracę, to nawiązanie nowego zatrudnienia odbywa się po upływie okresu wypowiedzenia, który trwa przeważnie od jednego do trzech miesięcy.

Ustne ustalenia

Po wyborze przez pracodawcę odpowiedniego kandydata, dalszy tok działań jest często odformalizowany. Osoba prowadzącą rekrutację kontaktuje się z wybraną osobą i przekazuje jej pomyślne wieści, zwykle telefonicznie lub bezpośrednio podczas osobistego spotkania. Często wtedy też ustalane są warunki zatrudnienia oraz termin podpisania umowy o pracę i rozpoczęcia świadczenia pracy. W efekcie dochodzi do zawarcia ustnego, tzw. dżentelmeńskiego porozumienia, które poprzedza faktyczne zawarcie umowy. Dodatkowo pewne ustalenia zostają czasem utrwalone w komunikacji email lub SMS, choć rzadko przybierają formę pisemnego dokumentu. Termin zawarcia umowy o pracę może zostać ustalony jako przypadający za kilka tygodni lub nawet miesięcy, bezpośrednio przed upływem okresu wypowiedzenia umowy o pracę łączącej wybranego kandydata z jego dotychczasowym pracodawcą.

Upływ czasu i możliwość zmiany decyzji

Upływ czasu zawsze niesie ze sobą możliwość zmiany. Dotyczy to w szczególności zmiany decyzji o nawiązaniu zatrudnienia. Kandydat na pracownika może na przykład otrzymać bardziej atrakcyjną ofertę pracy lub dotychczasowy pracodawca może przekonać go do pozostania u siebie. Może również dojść do zmiany planów życiowych, które spowodują po stronie pracownika utratę woli zatrudnienia na warunkach ustalonych w toku rekrutacji. Z drugiej strony może się zdarzyć, że z różnych powodów to pracodawca prowadzący rekrutację zrezygnuje z zatrudnienia wybranego kandydata. Życie zawodowe i prywatne obu stron jest zmienne i może przynieść wiele niespodzianek.

Konsekwencje dla stron

Jeśli konkluzje rekrutacji pozostaną w formie ustnej, to dżentelmeni biorący w niej udział mogą znaleźć się, mówiąc kolokwialnie, „na lodzie”. Szanse na przymuszenie drugiej strony do zawarcia umowy o pracę w takim przypadku nie istnieją. Negatywne konsekwencje dla kandydata, którego niedoszły pracodawca się rozmyślił, są oczywiste – utrata pracy i konieczność pilnego poszukiwania innego źródła utrzymania. Problemy mogą jednak powstać również dla pracodawcy. Jeżeli liczył on na pozyskanie pracownika w określonym terminie, to jego nieobecność może zakłócać funkcjonowanie zakłady pracy oraz realizację bieżących zadań. Trudne może okazać się wywiązanie z zobowiązań wobec kontrahentów pracodawcy. W takim przypadku nie tylko oczekiwane zyski mogą być niższe od zakładanych, lecz dodatkowo mogą powstać straty polegające na konieczności zapłaty odszkodowania lub kar umownych dla rozczarowanych kontrahentów. Osobną kwestią są poniesione koszty związane z przygotowaniem zakładu pracy do zatrudnienia nowego pracownika oraz obsługi całego procesu rekrutacji. Poza konsekwencjami czysto finansowymi pozostaje konieczność podejmowania pospiesznych działań zmierzających do znalezienia innej osoby na miejsce niedoszłego pracownika, co również może negatywnie wpływać na całe przedsiębiorstwo. Szansa na uzyskanie jakiejkolwiek rekompensaty w przypadku ustnych uzgodnień jest znikoma, a niewiele zmienia fakt, że dodatkowo prowadzona była komunikacja email lub SMS, która pozostawiła po sobie jakiś ślad.

Sposoby na zabezpieczenie interesów

Perturbacje związane z rezygnacją kandydata na pracownika mogą być dotkliwe, a próby ograniczenia negatywnych konsekwencji mogą wymagać organizacyjnych i prawnych „akrobacji” jak w jeździe figurowej na lodzie. Na szczęście w takim przypadku są sposoby na zabezpieczenie interesów pracodawcy. Warto pomyśleć zawczasu o sformalizowaniu ustnych ustaleń z kandydatem na pracownika i sporządzić z nim umowę lub porozumienie, w którym ustalenia znajdą swoje odzwierciedlenie. Taka konstrukcja nie wyeliminuje całkowicie ryzyka rozmyślenia się kandydata, bo zawsze może on zmienić swoją decyzję. Przy odpowiednim sformułowaniu porozumienia z kandydatem takie ryzyko można jednak obniżyć – kandydat będzie miał świadomość poniesienia odpowiedzialności. Nawet jeśli pomimo tego zrezygnuje z zawarcia umowy o pracę, to wówczas przynajmniej realna będzie możliwość uzyskania rekompensaty, która zminimalizuje negatywne skutki.

Podsumowanie

Przed podpisaniem umowy o pracę warto zadbać o interes pracodawcy (przyszłego) i porozumieć się co do przyszłego zatrudnienia w odpowiedniej formie. Ograniczanie się tylko do ustnych ustaleń może okazać się niewystarczające i narazić na negatywne konsekwencje. Właściwe przygotowanie dokumentów poprzedzających zatrudnienie jest realnym narzędziem ochrony interesów pracodawcy.

Kancelaria Arte Legal doradza oraz zajmuje się sporządzeniem umów i porozumień pomiędzy przyszłymi pracodawcami a kandydatami na pracowników.